| 索引号 | XJ7900000-2020-009 | ||
| 信息名称 | 关于印发《上海市浦东新区南汇新城镇机关公文处理办法》的通知 | ||
| 文件编号 | 沪浦南府〔2020〕4号 | 发布机构 | 南汇新城镇 |
| 公开类别 | 主动公开 | 发布时间 | 2020-03-09 |
关于印发《上海市浦东新区南汇新城镇机关公文处理办法》的通知
沪浦南府〔2020〕4号
关于印发《上海市浦东新区南汇新城镇机关公文处理办法》的通知
各办、各直属单位：
为保证新城镇公文处理工作的规范化、制度化、科学化，结合新城镇实际情况，经研究，制定《上海市浦东新区南汇新城镇机关公文处理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。
上海市浦东新区南汇新城镇人民政府
2020年2月10日
上海市浦东新区南汇新城镇机关公文处理办法
上海市浦东新区南汇新城镇（以下简称新城镇）公文，是新城镇实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。新城镇公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，应当严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，做到及时、准确、安全。
新城镇办公室是新城镇公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。办公室设立专职人员负责公文处理工作。
为保证新城镇公文处理工作的规范化、制度化、科学化，制定以下公文处理办法。
第一章 公文种类
第一条 新城镇公文种类主要有：
（一） 决定
适用于对重要工作或重大事项做出安排和决策，奖惩下属单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。
（二） 公告
适用于在新城镇公开发布重要决定或重大事件。
（三） 通告
适用于在新城镇公布应当遵守或周知的事项。
（四） 通知
适用于转发上级机关和无隶属关系机关的公文，批转下属单位的公文，发布、传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（五） 通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。
（六） 报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。
（七） 请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（八） 批复
适用于答复所辖单位的请示事项。
（九） 意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十） 函
适用于无隶属关系机关或相关单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一） 会议纪要
适用于记载新城镇各类会议情况和议定事项。
第二章 公文格式
第二条 新城镇公文一般由份号、秘密等级和保管期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等部分组成。
（一）公文份号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应标注份号。如需标识份号，用6位3号阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。
（二）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保管期限。如需标注密级和保管期限，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第2行；保管期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急公文应根据紧急程度标注“特急”、“加急”。标识紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志为机关全称，用于向上级报文或向同级、无隶属关系机关、下属单位行文。发文机关标志应套红居中印在公文首页上部，使用红色小标宋体字。发文机关标志长期使用。
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联合发文机关名称，一般应将主办机关名称排列在前。如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。
（五）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，使用主办机关的发文字号。
发文字号置于发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。
发文字号下4mm处居中印一条与版心同宽的红色分隔线。
（六）上行文应注明签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”三字用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，按发文机关顺序依行次顺排，一般每行排两个姓名。发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
（七）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题居红色分隔线下，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布。回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。
（八）主送机关指公文的主要受理机关，应使用机关全称、规范化简称或统称。
主送机关位于标题下空1行位置，居左顶格，用3号仿宋体字，回行时仍顶格。最后一个机关名称后标全角冒号。
（九）公文正文，位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字，特定情况可以作适当调整。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标识；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标识。
（十）公文如有附件，应在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”及全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×××××”），附件名称后不加标点符号。
（十一）公文中有发文机关署名的应加盖发文机关印章。有特定发文机关标识的普发性公文和电报可以不加盖印章。
以成文日期为准居中标注发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端应距正文或附件说明一行之内。
联合行文时，按发文机关顺序排列机关署名，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交或相切。
（十二）成文日期以会议通过或新城镇负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
（十三）公文如有附注（需要说明的其他事项），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。一般在印发机关和印发日期之上１行、左右各空１字，用4号仿宋体字标识“抄送”二字，后标全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐；在最后一个抄送机关名称后标句号。
（十五）印发机关和印发日期位于最后一条分隔线之上，印发机关左空１字，印发日期右空1字，用4号仿宋体字，用阿拉伯数字标识。后加“印发”二字。
页码用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下，左右各放一条一字线。单页码居右空1字，双页码居左空１字。附件与正文一起装订时，页码应连续编排。
第三条 会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。用红色加粗小初黑体字。会议纪要不加盖印章。
第四条 公文汉字从左到右横排。双面印刷。
公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第五条 新城镇常用文种及适用范围：
（一）沪浦南委〔年度〕发文顺序号：新城镇党委发文，主要用于部署开展党的重大活动，印发机构设置、人员任免等文件。套“中共上海市浦东新区南汇新城镇委员会”红版头，盖中共上海市浦东新区南汇新城镇委员会公章。
（二）沪浦南府〔年度〕发文顺序号：一般用于向上级请示、报告工作，向平级或不相隶属的机关单位行函，新城镇重大政策的发布，以及各部门业务发文。套“上海市浦东新区南汇新城镇人民政府”红版头，盖上海市浦东新区南汇新城镇人民政府公章。
（三）沪浦南府办〔年度〕发文顺序号：新城镇办公室发文，主要为转发领导重要讲话，传达中央、市委重要会议精神、重要指示等，印发机关内部管理规定、事项等。套“上海市浦东新区南汇新城镇人民政府办公室”红版头，盖上海市浦东新区南汇新城镇人民政府办公室公章。
（四）××××会议纪要〔年度〕期号：新城镇党委会议、镇长办公会议、专题会议等各类会议纪要文件套此红版头，按类别、年度、签发日期排号。
第三章 行文规则
第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
（一）向上级机关行文：
原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。
（二）向下属单位的重要行文，应同时抄送直接上级机关。
（三）新城镇和其他机关联合行文并使用新城镇文号的，由新城镇先行审核签发后送联合发文单位会签。
（四）新城镇内设机构除办公室外不得对外以自己名义正式行文。
第四章 公文拟制
第七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第八条 公文起草应当做到：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（七）新城镇负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第九条 公文文稿签发前，应当由新城镇办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
第十一条 公文应当经新城镇负责人审批签发。重要公文和上行文由新城镇主要负责人签发。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
第五章 公文办理
第十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第十三条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由办公室专职人员负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第十四条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经新城镇负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第十五条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第十六条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。新城镇负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
第六章 公文管理
第十七条 公文由办公室专职人员统一管理。应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第十八条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。
第十九条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经新城镇负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第二十条 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十一条 涉密公文应当按照有关要求和规定进行清退或者销毁。
第二十二条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十三条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
第二十四条 工作人员离岗离职时，应将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十五条 本办法由新城镇办公室负责解释。